• Lobbyiste d’entreprise ou d’organisation : le plus haut dirigeant (PHD).
• Lobbyiste-conseil (LC) : lui-même.

Ceux-ci peuvent nommer des représentants dûment autorisés (RDA) pour remplir les formulaires en leur nom. Pour ce faire, accéder à l’option «Gérer mon compte» à partir de l’Accès client, cliquer sur l’onglet relation puis, sur l’icône Nouvelle relation. Le compte du RDA peut être demandé lors de la création du compte du PHD ou LC.

Pour plus de détails sur le plus haut dirigeant voir le bulletin 2003-03.

Si vous remplissez une déclaration à titre de plus haut dirigeant (PHD) pour une entreprise ou un groupement :

• Le nom et l’adresse de votre maison mère ainsi que ceux de vos filiales intéressées par le résultat de l’activité de lobbyisme s’il y a lieu;
• Les dates de l’année financière de votre entreprise ou groupement;
• Un résumé des activités de votre entreprise ou groupement;
• Si l’entreprise ou le groupement reçoit du financement d’un gouvernement ou d’une municipalité, le nom de ces derniers et les montants reçus;
• Le nom des personnes faisant du lobbyisme dans votre entreprise ou groupement, de plus, s’ils ont été titulaires d’une charge publique, la nature et la durée de cette charge;
• Une description de vos mandats vous sera demandée. Des exemples illustrent les mentions requises dans le bulletin 2004-03 et vous seront affichés au moment opportun dans le formulaire;
• La date de début du mandat doit être la date de la première activité auprès du titulaire de charge publique. La date de fin du mandat ne doit pas dépasser un an, elle pourra toutefois être renouvelée;
• Le nom des institutions avec qui vous communiquerez dans le cadre du mandat et les moyens de communication utilisés.

Une aide en ligne est disponible à chaque page du formulaire.

Si vous remplissez une déclaration comme lobbyiste-conseil :

• Si vous avez été titulaire d’une charge publique, la nature et la durée de cette charge;
• Le nom de vos clients, s’ils reçoivent du financement d’un gouvernement ou d’une municipalité, le nom de ces derniers et les montants reçus;
• Le nom et l’adresse de la maison mère de vos clients ainsi que ceux de leurs filiales intéressées par le résultat de l’activité de lobbyisme s’il y a lieu;
• Une description de vos mandats vous sera demandée. Pour vous aider, des exemples illustrent les mentions requises dans le bulletin 2004-03 et vous seront affichés au moment opportun dans le formulaire;
• La date de début du mandat doit être la date de la première activité auprès du titulaire de charge publique;
• Le nom des institutions avec qui vous communiquerez dans le cadre du mandat et les moyens de communication utilisés.

Une aide en ligne est disponible à chaque page du formulaire.

Lobbyiste d’entreprise ou d’organisation :

Vous avez 60 jours à compter du moment où les activités ont commencé pour publier une déclaration initiale.

Toute modification en cours d’année doit être publiée dans les 30 jours suivant tout changement à votre déclaration.

De plus, à chaque fin d’année financière de votre entreprise ou organisation, vous avez 60 jours pour publier votre renouvellement annuel.

Lobbyiste-conseil :

Vous avez 30 jours à compter du moment où les activités ont commencé pour publier une déclaration initiale.

Toute modification en cours d’année doit être publiée dans les 30 jours suivant tout changement à votre déclaration.

De plus, à chaque année suivant la date anniversaire de votre déclaration initiale, vous avez 30 jours pour publier votre renouvellement.

L’article 49 de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (LTEML) prévoit qu’une ordonnance de confidentialité peut être demandée dans certaines circonstances. À défaut d’une telle ordonnance, tous les renseignements contenus dans le formulaire sont publiés.

Si vous remplissez les conditions requises, vous pouvez faire une demande auprès du Commissaire au lobbyisme afin d’obtenir une telle ordonnance. Au préalable, vous devez faire valider votre formulaire par le conservateur et cocher « oui » à la rubrique concernant l’ordonnance de confidentialité.

Article 49 LTEML : Le commissaire au lobbyisme peut, sur demande d’une personne qui doit faire une inscription sur le Registre des lobbyistes (déclarant), ordonner que tout ou partie des renseignements que contient la déclaration qu’elle doit présenter à cette fin demeurent confidentiels dès lors que ces renseignements concernent un projet d’investissement du client ou de l’entreprise visé dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter une atteinte sérieuse aux intérêts économiques ou financiers de ce client ou de cette entreprise.

Les coordonnées pour joindre le Commissaire au lobbyisme sont les suivantes :

Commissaire au lobbyisme du Québec
900, René-Lévesque Est, bureau 640
Québec (Québec) G1R 2B5

Québec et les environs : 418 643-1959
Sans frais : 1 866 281-4615
Télécopieur : 418 643-2028
commissaire@commissairelobby.qc.ca
www.commissairelobby.qc.ca

La mise à jour annuelle des données du compte client sert à réviser les informations administratives contenues dans votre compte client. L’avis de renouvellement est un rappel amical vous informant que la période pour réviser votre inscription au registre est ouverte. Celui-ci est envoyé 30 jours avant la date de début de votre année financière ou la date anniversaire de votre déclaration initiale si vous êtes un lobbyiste-conseil.

Afin d’effectuer cette mise à jour, accéder à l’option «Gérer mon compte» à partir de l’Accès client et, après avoir vérifié que vos coordonnées sont à jour et que votre représentant dûment autorisé (RDA) est toujours autorisé à vous représenter, cliquer sur l’icône représentant un dossier et un crochet dans votre compte.

Afin d’effectuer votre renouvellement, accéder à l’option « Accéder au formulaire d’inscription » à partir de l’Accès client.

Si aucun mandat n’est actif au registre et que vous n’avez pas d’activités en cours à déclarer, vous n’êtes pas tenu de produire un renouvellement. Les mandats terminés pourront être supprimés lorsque vous produirez une inscription pour de futurs mandats.

Si vous êtes un lobbyiste-conseil et que vous cessez complètement vos activités de lobbyisme, vous pouvez publier une inscription avec aucun client ni mandat. Pour ce faire, une fois la nature du formulaire choisie, vous devez, à l’étape 2, retirer tous vos clients. Lors du retrait du dernier client, le logiciel vous demandera si le but de votre avis est de faire en sorte que le registre n’indique plus de client. Si tel est le cas, cliquez Ok et allez ensuite directement à l’étape « Terminer » pour soumettre votre formulaire.

Lorsqu'un lobbyiste cesse de faire du lobbyisme pour un employeur, le plus haut dirigeant de l'entreprise ou du groupement a 30 jours pour publier un avis de modification signalant ce changement au conservateur.

Lorsqu’un mandat pour le compte de la même entreprise, de la même organisation ou du même client qui a pris fin depuis quelque temps recommence, il est suggéré d’ajouter un nouveau mandat en recopiant les informations du mandat terminé pour lui donner un nouveau numéro et ensuite de supprimer le mandat terminé.

La date de début doit être la date de la première activité d’influence auprès du titulaire de charge publique.

S’il s’agit d’une continuation de mandat et que des modifications ont été apportées, la date initiale du début des activités doit rester la même à moins d’une erreur lors de l’inscription.

Le Registre des lobbyistes considère qu’une période d’un an pour la réalisation des activités de lobbyisme constitue une durée maximale acceptable étant donné l’obligation prévue à la loi de renouveler chaque année l’inscription. La période couverte pourra être prolongée dans les 30 jours suivant la date de fin indiquée au mandat.